Digitalização de documentos

O que é, e para que serve?

A digitalização de documentos é o processo de conversão de documentos físicos em formato digital. Este processo dinamiza extraordinariamente o acesso e a disseminação das informações entre os funcionários e colaboradores, com a visualização instantânea das imagens de documentos.

Qualquer documento que contenha informação relevante para seu negócio pode ser digitalizado e convertido em formatos digitais.
Esta conversão também transforma o modo de armazenagem destes arquivos que uma vez digitalizados poderão ser disponibilizados em vários formatos de mídias como CDs, DVDs, Pendrives ou ainda em unidades de discos removíveis.

No processo de conversão de um documento o acervo é escaneado e os arquivos, agora transformados em imagem, passam por um processo de classificação de documentos para garantir a agilidade na localização das informações através das ferramentas de buscas que podem ser implantadas nesta solução.

digitalizacao

A digitalização é aplicada em processos que exigem um maior nível de consulta e compartilhamento, permitindo que o documento seja acessado por vários usuários simultaneamente e a qualquer momento via Web.

Com a implantação deste serviço a redução nos custos será continua, começando pela redução na demanda de cópias desnecessárias, preservação do arquivo original (devido ao mínimo acesso ao documento físico), otimização do espaço físico para armazenagem de acervo e auditoria de acesso às informações disseminadas em nuvem.

Vantagens e benefícios da digitalização de documentos:✔Facilidade de acesso e de distribuição dos documentos;
✔Redução de tempo das atividades que requerem a análise de documentos;
✔Redução de custo com recuperação e duplicação;
✔Preservação do arquivo físico;
✔Integração de dados ativos e históricos.